Apr
7
2013

Bagaimana IT Menjadi Strategic Liabilities

IT as LiabilitiesCost center, merupakan emblem yang selalu disandangkan kepada fungsi Information Technology (IT) di organisasi (perusahaan/firma). Sebetulnya suatu hal yang wajar bahwa IT menjadi cost center, seperti fungsi-fungsi lain pemeran cost center ataupun profit center yang membentuk organisasi. Yang tidak wajar dan seringkali menjadi sumber masalah dalam pengelolaan IT adalah eksekutif di organisasi menganggap IT sebagai cost center merupakan kondisi given, bahkan tanpa merasa perlu memastikan pengukuran kontribusi value terhadap organisasi (seolah-olah cost boleh dikeluarkan secara cuma-cuma).

Statement yang sering menjadi ungkapan eksekutif adalah,

  • “Organisasi sudah mengeluarkan begitu banyak cost untuk IT, tapi kok value-nya tidak terasa ya”
  • “IT hanya sebagai support bisnis dan Saya sudah cukup dengan kondisi sekarang ini” (tanpa pernah mengukur seberapa besar IT spending? bagaimana dan seberapa besar IT spending mempengaruhi nilai bottom line organisasi? dan seberapa besar IT memberikan value ke organisasi?)

Pertanyaan kunci-nya bukan apakah IT akan menjadi support, enabler ataupun strategic partner bagi bisnis, tapi seberapa besar value atau benefit bagi organisasi atas IT spending. Bukan juga kenapa IT tidak terasa memberikan value kepada organisasi, tapi bagaimana value bisa didapatkan atas IT spending. Apabila anda owner organisasi atau anda adalah seseorang yang tahu kenapa sejatinya anda berada di organisasi, pertanyaan kunci-nya adalah apakah kita mau mengeluarkan cost secara cuma-cuma, tanpa tahu bagaimana cost tersebut akan menghasilkan value bagi organisasi?. Idealnya pertanyaan ini juga berlaku untuk cost center fungsi lain di organisasi, tidak hanya IT.

Menurut Peter Weill dan Jeanne Ross (Researcher), dimana salah satu hasil riset mereka tentang bagaimana top financial performer mengelola IT, menyatakan bahwa “Jika IT tidak dikelola sebagai strategic asset maka IT akan menjadi strategic liabilities”. Terlepas dari IT sebagai support, enabler, strategic partner atau status apapun IT dipersepsikan, pengelolaan yang akan membedakan hasilnya.

Berikut pola umum yang menjadikan IT sebagai strategic liabilities,

  1. Pihak bisnis akan membuat business case yang cukup meyakinkan agar organisasi dapat mengembangkan suatu sistem aplikasi atas inisiatif produk atau layanan baru dari bisnis.
  2. Setelah diskusi dan debat yang melelahkan (kadang beberapa pihak merasa terpaksa menyetujui), manajemen akan mengalokasikan sumber daya, jadwal dan budget untuk mengimplementasikan sistem baru tersebut.
  3. Pihak bisnis kemudian menjelaskan dan menyediakan konsep kebutuhan bisnis kepada pihak IT.
  4. Pihak IT kemudian bekerja keras untuk memastikan pengembangan sistem sesuai dengan kebutuhan bisnis dan dapat diselesaikan sesuai jadwal maupun budget.
  5. Sebagai reaksi atas kebutuhan bisnis yang berubah-ubah, pihak bisnis akan menyesuaikan permintaan untuk sistem baru tersebut.
  6. Pihak IT akan mulai bekerja lembur (sampai malam maupun akhir pekan) untuk memenuhi perubahan kebutuhan agar tetap sesuai jadwal (walaupun budget menjadi membengkak).
  7. Sistem dapat selesai dengan jadwal yang tetap meleset dan dengan fungsi yang tidak sepenuhnya sesuai kebutuhan. Meskipun demikian, akhirnya inisiatif produk atau service baru dari bisnis ini berhasil diimplementasikan.
  8. Kemudian sistem baru tersebut ditambahkan sebagai pulau baru yang merupakan bagian dari pulau besar sistem aplikasi organisasi yang telah ada sebelumnya, dimana pihak IT akan mengelola tambal sulam perubahan dengan sangat hati-hati untuk memastikan tidak ada masalah dengan sistem baru tersebut atau sistem lainnya yang terhubung.

Pendekatan tambal sulam ini bisa saja menghasilkan produk atau layanan bisnis yang memanfaatkan IT, tapi pendekatan tersebut juga akan membuat IT menghabiskan waktu lebih banyak untuk menghubungkan antar sistem dan data yang didesain secara independen. Akibatnya pengujian dan pengitegrasian sistem baru akan memakan waktu relatif lama dan organisasi akan semakin sulit untuk bisa cepat beradaptasi dengan perubahan situasi bisnis. Kebanyakan organisasi menghabiskan 80% IT budget-nya untuk merawat/menata sistem yang sedang berjalan (operasional), padahal sebaiknya porsi terbesar IT budget dialokasikan untuk inisiatif bisnis baru.

Hal lain yang melengkapi kondisi IT sebagai strategic asset adalah bahwa eksekutif bisnis non-IT dan senior eksekutif merasa tidak nyaman/ tidak percaya diri untuk terlibat dalam keputusan IT terkait bisnis, sehingga menyerahkan sepenuhnya kepada eksekutif IT/ IT head. Padahal rasa tidak nyaman/ tidak percaya diri ini dapat membahayakan organisasi, karena ketika pemimpin organisasi mengabaikan  tanggung jawabnya terhadap IT, maka organisasi akan membuang dana untuk inisiatif-inisiatif yang sifatnya taktis, bahkan tanpa dampak yang signifikan terhadap kapabilitas organisasi untuk tumbuh.

About the Author: Andri Apriyana SA CISA, CEH

IT Audit Manager @ Group Audit and Risk Advisory - PT Astra International Tbk
Certified in Global IS Auditing and Ethical Hacking
Council Member for Standard Nasional Indonesia (SNI-WG2),
- Manajemen Layanan TI (IT Service Management - ISO/IEC 20000)
- Tata Kelola TI (Corporate Governance of IT - ISO/IEC 38500)

2 Comments + Add Comment

  • Nice article..

  • Good article in futuristic web site. Congratulation Pak Andri. We are waiting for futher articles.

    Budiharto.net

Leave a comment